Бывают моменты, когда количество дел переходят все разумные пределы, даже если очень стараешься все спланировать. Предположим, вы всегда планируете день с вечера. Вы составляете список из трех больших и важных дел, которые уже давно не требуют отсрочки и парочки маленьких, но не менее важных. Перед началом рабочего дня, вы открываете рабочие средства связи, и понимаете, что на вас обрушилась лавина срочных задач и обращений от коллег, партнеров и от кого угодно еще – с различного рода просьбами и вопросами.
Вечером вы обнаруживаете свой бесподобный список важных дел и осознаете, что ни за одно из них так и не взялись. А сил и времени уже не осталось — за весь день столько всего переделано, даже не приступая к выполнению, список можно с чистой совестью отложить на завтра.
А завтра процесс возобновится.
Не дает покоя вопрос что делать? Есть множество разных небольших советов, детальных методик и обширных книг и пособий по тайм-менеджменту. Нам приглянулось несколько проверенных вариантов, которые помогут вам расставить собственные приоритеты и не отвлекаться от важных задач.
Освобождаемся от поглащателей времени.
Несмотря на повсеместное внедрение корпоративных порталов и современных инструментов внутренних коммуникаций, электронная почта не сдает своих позиций и продолжает поедать рабочее время сотрудников. Даже компании, успешно использующие интрасети и корпоративные соцсети, видят необходимость в общении по электронной почте с «внешним миром» — клиентами, заказчиками и партнерами.
Попытайтесь убедить себя в том, что вы будете проверять почту и отвечать на письма в строго отведенное время и что это достаточно важно для вашего же успеха. Установите 2-3 получасовых интервала в течение дня – именно в это время вы будете открывать почтовый ящик, просматривать сообщения и отвечать на них.
Если с самодисциплиной дела обстоят плохо, настройте почтовый клиент таким образом, чтобы он получал письма с сервера, например, раз в четыре часа. Составьте таблицу, где будете записывать вид деятельности и затраченное на нее время, постоянно анализируя записи в течении недели.
Если перед вами срочная задача – отключите все средства коммуникации. Поставьте телефон на беззвучный режим, в мессенджерах и корпоративном чате поставьте статус «Занят». Наденьте наушники, включите музыку и сосредоточьтесь только на срочной задаче.
В таких условиях вы решите ее намного быстрее, и даже если кто-то не сможет до вас достучаться в это время – поверьте, ничего страшного не произойдет.
Определяем действительно наиболее важные дела.
Если список задач на сегодня уже не умещается на одном листе блокнота, или на экране ноутбука – нарисуйте матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США) – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Вы разбиваете задачи на четыре группы по двум критериям – Важность и Срочность.
В первую группу попадают важные и срочные дела – их мы начинаем делать здесь и сейчас. Задачи из второй группы, важные, но не срочные, заносим в планы на будущее (на завтра, на неделю вперед — согласно срокам).
С остальными группами поступаем проще – срочные, но не очень важные дела можно делегировать коллегам, подчиненным. А можно еще раз оценить их важность и перенести в четвертую группу – не важных и не срочных дел. Таким образом, число срочных-срочных, но не очень важных задач (а это те самые письма, просьбы коллег и прочий форс-мажор) заметно уменьшается. Останется только правильно распланировать рабочее время между задачами из первой и третьей групп.
Принцип 80/20
Распределяя время между срочными делами, старайтесь придерживаться принципа 80/20. Помните правило, что только выполнение двух дел из десяти принесут максимальный процент успеха.
Вы сами обязательно должны научиться планировать 80% своего рабочего времени – отводить его под свои важные и срочные задачи. Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала самые простые и легкие задачи. Оставляйте наиболее продуктивное время дня на выполнение наиболее сложных задач. А на менее срочные просьбы и непредвиденные задачи оставьте 20%. Выполняйте их по мере поступления сигналов о необходимости выполнения.
Каждый день мы встречаемся с огромным количеством новой информации, общаемся с большим количеством людей. С началом рабочего дня (а то и раньше, со звонком будильника, когда мы берем в руки смартфон и начинаем проверять почту) на нас сваливается глыба вопросов, поручений, задач; к нам обращаются десятки людей.
Жизненно необходимо научиться управлять этими потоками информации, обращений и сведений, иначе мы рискуем потратить на них все свое рабочее и даже не очень рабочее время. Считается, что пол часа планирования экономят до одного дня рабочего времени. Попробуйте прямо сейчас расставить приоритеты, поменять настройки в почтовом клиенте и распределить время между важными и второстепенными задачами.
